Onboarding

Det här är onboarding

Att vara nyanställd är aldrig enkelt, även om det är spännande och roligt. Om medarbetaren snabbt känner sig trygg och får rätt verktyg att komma in i arbetet blir han eller hon fortare varm i kläderna. De flesta medarbetare som börjar ett nytt jobb går oftast in med en hundraprocentig vilja att bidra med allt de kan. Genom att skapa rätt förutsättningar kan arbetsgivaren ta vara på energin och få produktiva medarbetare från dag ett. Allt handlar om att sätta upp bra processer med fokus på tydlighet, inkludering och kommunikation. Det är så vi ser på onboarding!

‍

Onboarding i din rekryteringsprocess

Onboarding startar redan vid det första intervjutillfället och fortsätter genom hela rekryteringsprocessen, ända fram till signering av anställningsavtal och introduktion i arbetet. Genom hela onboarding-processen samlar kandidaten på sig en mängd intryck som kommer att påverka hur han eller hon uppfattar dig som arbetsgivare, arbetsplatsen och företaget.

Målet med onboarding är att snabbt få in en nyanställd i arbete samtidigt som han eller hon ska få en bra känsla av den första tiden med företaget. En lyckad onboarding börjar med en bra förståelse företagets värdegrund och kultur. Det är det som skapar engagerade, välmående och produktiva medarbetare. Dessutom visar studier att en lyckad onboarding bidrar till att den anställde stannar längre på företaget.

‍

Onboardingprocessen

‍

Förbered med onboarding redan inför första dagen

Börja med att utse en ansvarig för onboardingen. Den personen tar sedan emot den nya medarbetaren och är kontakt under hela onboardingprocessen. Alla arbetsverktyg ska finnas på plats innan den nya medarbetaren börjar sitt arbete. Till exempel utrustning som dator, mobiltelefon, arbetskläder och mailadress.

Förbered även en plan för vad som sker under den första dagen, veckan och månaden. Sätt upp ett schema för vilka tider som gäller och vem medarbetaren ska träffa. Informera om vem som kan besvara frågor om lön, IT-support och HR-relaterade frågor. Tänk på att inte pressa allt under första dagen och veckan, det kan lätt bli för mycket för den nya medarbetaren att ta till sig.

De flesta nyanställda är oftast ivriga att börja sitt nya jobb. Det är därför viktigt att planera in mindre uppgifter som kan göras efter varje större genomgång i processen. Det kan till exempel vara en uppgift om företagskultur eller andra mjuka frågor.

Tips!
‍Skicka gärna onboarding-planen till den nya medarbetaren innan han eller hon börjar. I planen berättar du hur onboardingen kommer att se ut, vem som kommer vara kontaktperson och hur rutinerna fungerar.

Låt den nya medarbetaren känna företaget

‍Under första dagen kan ni berätta om företaget, ert reason-to-be, era tjänster och produkter, vilka konkurrenter ni möter och om er företagskultur. Under dagen är det viktigt att du som onboarding-ansvarig bjuder in nyckelpersoner, till exempel VD och högsta HR-ansvarig för att ge medarbetaren en känsla av att han eller hon är viktig. Se också till att kollegorna i teamet har avsatt tid fören gemensam lunch eller fika för att lära känna varandra.

Var tydlig med vilka förväntningar som gäller
‍Det är viktigt att du redan från början förmedlar vilka förväntningar bolaget har på den nya medarbetaren. Redogör även för vilka mål som är uppsatta och hur snabbt ni förväntar er att personen är fullärd. Tydlighet minskar alltid risken för missförstånd och ökar chanserna till positiv upplevelse.

Följ upp onbording-processen
‍Under hela onboarding-processen är det viktigt att ni har löpande avstämningar med den nya medarbetaren för att följa upp hur det går och se om det finns något som borde justeras. Efter onboardingen är genomförd är det viktigt att ha en mer omfattande uppföljning kring hur personen har upplevt processen och om det finns brister i den.

‍

Hur du skapar en lyckad onboarding vid rekrytering

‍Det finns några saker som måste finnas på plats för att skapa en lyckad onboarding-process:

‍Företagskulturen
‍Om ni interedan har en stark företagskultur, är det viktigt att ni tar reda ut vilka niär, vilka ni vill vara och vad ni står för. Vilka är era mål, visioner och varförfinns ni till. När ni vet det kan ni börja skapa en robust onboarding-process.

Rekryteringsprocessen
‍En väl utarbetadoch genomtänkt rekryteringsprocess skapar förutsättningar för en lyckadonbording. Allt från marknadsföring av jobbet till första kontakten medkandidaten. Om det är på plats finns det stora möjligheter för er att lyckasmed en bra onboarding.

Viktigt med preboarding i onboarding-processen
‍Preboarding är tiden mellan att kandidaten har signerat anställningsavtalet och att han eller hon är på plats på sitt nya arbete. Använd den här tiden till att hålla kontakt och informera personen. Har ni några sociala tillställningar, bjud in er nya kollega. Ni kan till exempel boka en lunch med kollegorna i teamet, slå en signal för att prata lite eller ta kontakt på LinkedIn.

Har ni en karriärsida med medarbetarfilmer, kulturbok och personalhandbok kan det vara bra material att skicka över innan medarbetaren börjar. Det finns till och med företag som har digitala plattformar där personen kan påbörja introduktionen innan han eller hon kommit på plats.

‍Informera internt
‍För att välkomna er nya medarbetare på bästa sätt är det viktigt att resten av företaget blir informerade om att det kommer en ny kollega. Ofta räcker det att kollegorna på avdelningen blir underrättade.

‍Skicka ett välkomstpaket
‍Det är mycket uppskattat är att skicka hem ett välkomstpaket några dagar innan personen börjar sitt nya arbete. Det kan till exempel vara ett mobilskal eller datorfodral med företagets logotyp eller något annat som kan symbolisera ertföretag och arbetsplats.

‍

Onboarding-verktyg i rekryteringsprocessen‍

‍Digital onboarding‍

Digital onboarding innebär att hela processen är tillgänglig online. Här hittar den nya medarbetaren material som planer för introduktionen, scheman, mötesrutiner, viktig information om företaget, personalhandbok, kulturbeskrivning, policys, medarbetarfilmer och utbildningsmaterial. Här ska allt finnas som behövas för att lära känna företaget och komma in i arbetet. En digital onboarding är extra bra för de företag som har anställda som arbetar hemifrån, på annan plats, ort eller i ett annat land.‍

‍

Gamification‍

Att använda gamification i onboarding-processen är ett mycket bra verktyg för att snabbt få nyanställda in i arbetet samtidigt som de lär sig nya saker på ett roligt sätt. Gamification handlar om att använda sig av olika spel för att lära sig nyasaker, vilket har visat sig öka motivationen hos medarbetarna. Gamification kan också användas i det kontinuerliga lärandet för att kompetensutveckla medarbetarna under hela sin anställning.‍

‍

‍Automatisering‍

En automatiserad onboarding gör det enklare för företag som kontinuerligt tar emot många nyanställda. Det sparar tid som annars skulle gått till att skicka en mängd e-mail. Genom att göra de automatiserade e-mailutskicken så personliga som möjligt kan du bygga en stark medarbetarupplevelse på ett effektivt sätt.‍

‍

Chattbotar‍

Ett bra verktyg att använda under onboarding-processen är chattbotar. Nya medarbetare har ofta många frågor under den första tiden och många gånger är det samma frågor som återkommer. För att enkelt ge svar på dessa kan ditt företag använda sig av chattbotar som kan svara på frågor om exempelvis HR, policys, rutiner och support.

‍

Chattbotar är också ett bra verktyg för att hjälpa kandidater att tidigt få kontakt med dig som arbetsgivare. På så sätt ger du kandidaterna möjlighet att få svar på sina frågor redan innan de har sökt jobbet. Det kan ofta hjälpa kandidaten att ta rätt beslut.